[대기업 IT팀 웹기획자의 실무 노트] RFP, 그냥 양식 채우는 거 아니에요~ 전략입니다.

 

RFP(제안요청서) 어떻게 작성해요?

 

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RFP 체크리스트

 

 

 

안녕하세요, 저는 대기업 IT팀에서 협업툴, 그룹웨어, 포털 시스템 등

다양한 내부 서비스를 기획하고 운영하는 웹기획자입니다!!!

 

오늘은 많은 분들이 궁금해하시고,

또 제대로 작성하기 어려워하는 RFP(Request For Proposal, 제안요청서) 작성에 대해 이야기해보려고 해요.

단순히 양식만 채워서 끝나는 문서가 아니라, 

이 프로젝트가 왜 필요하고, 누가 어떻게 써야 하며, 어떤 결과를 내야 하는지를 

설득력 있게 담아야 하는 전략 문서라는 사실! 여러분도 공감하시죠?

 

 

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 왜 RFP가 중요한가요?

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RFP는 ‘이런 프로젝트를 하려는데, 제안 좀 주세요’라는 요청이 아닙니다.
‘이 프로젝트, 이렇게 해줘야 우리 조직에 도움이 된다’는 설계서이자 가이드라인이에요.

 

√ 예산을 정당화하는 문서이자,
√  협력사를 설득하는 자료이며,
√  내부 유관부서를 납득시키는 근거이고,
√  나중에 ‘왜 이렇게 만들었느냐’는 질문에도 답할 수 있는 실드입니다.

 

그래서, RFP 하나 잘 쓰면 3개월 일정이 탄탄해지고,
RFP 하나 대충 쓰면 6개월 일정이 갈팡질팡해질 수도 있어요....

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✍️ 실무에서 쓰는 RFP 구성, 이렇게 잡습니다

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대기업 IT팀에서 실제로 사용하는 구성 방식에 맞춰 설명드릴게요.

어떤 항목들이 꼭 들어가야 하는지, 어떤 뉘앙스로 써야 하는지도 함께요!!

1. 프로젝트 개요

프로젝트명: 

EX) "사내 협업툴 고도화 프로젝트" / "통합 커뮤니케이션 시스템 구축"

목표: 이 프로젝트를 통해 어떤 변화를 기대하는가? 

EX) 업무 커뮤니케이션 시간 단축, 중복 업무 제거 등

배경: 어떤 문제에서 출발했는가? 

EX)  “현재 메신저와 업무 등록 시스템이 분리되어 있어 소통과 일정 관리를 함께할 수 없다.”

 

 

💡TIP! '정량적 근거'가 있으면 좋습니다.
예: "현재 사내 커뮤니케이션 도구 3개 사용 중이며, 평균 응답 지연 시간은 3시간 이상입니다."

 

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2. 현황 분석

 

시스템 구조:

EX) 현재 그룹웨어 → ERP와 연계, 메신저는 별도 운영 등

사용자 현황: 

EX)  전체 임직원 2,500명 중 그룹웨어 사용자는 2,300명, 메신저는 1,200명

문제점 도출: 

EX)  "알림이 중복되거나 누락되어 중요한 업무를 놓치는 사례가 반복 발생"

 

 

💡TIP! 조직도, 기능 흐름도, 서비스 플로우 등을 첨부하면 제안사가 더 명확히 이해할 수 있습니다.

 

 

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3. 요구사항 정의

 

기능 요구사항:
EX 1: 업무 알림이 기존 메신저가 아닌 협업툴 내에서 실시간으로 제공되어야 함
EX 2: 업무 상태(요청/진행/완료)를 드래그 앤 드롭으로 변경 가능해야 함

비기능 요구사항:

EX 1: 동시 접속자 1,000명 이상일 때도 성능 저하 없어야 함
EX 2: 반응형 웹으로 모바일 최적화 필수

운영 및 유지보수 요건:

EX : 월간 리포트 제공, 연간 SLA 99.5% 이상 보장

 

💡TIP! 우선순위 예시 → Must / Should / Could 등으로 분류해도 좋아요.

 

 

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4. 일정 계획

 

제안서 접수 마감일: 

EX) 2025년 6월 15일(금) 18:00까지

PT 발표 일정: 

EX) 2025년 6월 21일(수)

계약 및 착수 예정일: 

EX) 2025년 7월 1일(월)

요구사항 분석 완료: 7월 15일

1차 시안 제출: 8월 10일

내부 검토 및 수정 반영: 8월 31일

최종 오픈: 10월 1일

 

💡TIP! 내부 승인 절차에 걸리는 시간을 반영해 일정을 유연하게 제시해야 합니다.

 

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5. 예산 및 계약 조건

 

예산 범위:

EX) 총 1억 원 내외 (VAT 포함)

하지만, 보통 예산 범위를 쓰는 경우는 별로 없습니다...

아니면 굉장히 러프하게 잡는 편이죠.

계약 형태: 

EX) 고정가 계약 / 상용계약 + 연간 유지보수 포함

지급 조건:
계약 시 30%
중간 산출물 검수 후 30%
최종 완료 시 40%

 

💡TIP! 금액만이 아닌, 지급 타이밍과 조건까지 명확히 해야 추후 분쟁을 방지할 수 있어요.

 

 

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6. 제안요청 항목

 

필수 제출 자료:

√ 회사 소개서
√ 유사 프로젝트 수행 사례 (3건 이상)
√ 기술 제안서 (기능별 구현 방안 + 화면 설계 방향 등)
√ 프로젝트 수행 인력 이력서 및 투입 계획

 

제출 형식:

PDF 또는 PPT, 30페이지 이내 권장
보안 서약서 및 개인정보 보호 서약 포함

 

💡TIP! “이건 꼭 보고 싶다!” 하는 부분은 강조 문구나 표로 구분하세요.

 

 

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7. 평가 기준

 

예시

항목	배점	평가 내용 예시
기술 제안	40점	기능 구현 방식의 적합성, 시스템 아키텍처 설계, 확장성, UI/UX 개선안 등
유사 수행 경험	20점	유사 프로젝트 수행 이력, 성공사례, 동일 산업군 대상 경험 여부 등
인력 구성 및 전문성	10점	투입 인력의 경력, 관련 자격증 보유 여부, 전담 투입율 등
운영 및 유지보수 계획	10점	운영 조직 구성안, SLA(서비스 수준 협약), 긴급 대응 체계 등
가격 경쟁력	20점	제안 금액의 적정성, 예산 범위 내 실행 가능성, 단계별 비용 산출의 타당성 등

 

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실무자가 만든 RFP 체크리스트 (현업 버전)

 

체크 항목	질문	체크 여부
목적 명확성	왜 이 프로젝트를 해야 하는가? (정량 데이터 포함하면 좋음)	✅
문제 정의	기존 시스템의 문제를 구체적으로 설명했는가?	✅
요구사항 구체화	‘~을 개선한다’가 아니라 ‘~기능을 추가하고 ~결과를 얻는다’로 썼는가?	✅
일정 현실성	내부 승인 일정 포함해서 여유 있게 짰는가?	✅
제안 앙목 적절성	제안사에 과도한 요구 없이 핵심만 담았는가?	✅
평가 기준 명확성	주관적 판단을 최소화할 수 있는 기준을 제시했는가?	✅

 

 

 

 

끝으로,

 

 

기획자는 ‘문서 쓰는 사람’이 아닙니다. 

기획서를 통해 사람을 움직이고, 예산을 확보하며, 문제를 해결하는 사람이죠.

RFP는 기획자가 쓸 수 있는 가장 논리적이고 전략적인 글쓰기예요. 

잘 쓴 RFP 하나는, 협력사를 파트너로 만들고, 

내부 유관부서의 공감과 지지를 이끌어내는 가장 강력한 무기가 됩니다.

혹시 이 글이 도움이 되셨다면, 그리고 여러분의 조직에도 실전 RFP가 필요하다면,
언제든 강연이나 컨설팅도 열려 있습니다. :)